Nell’informatizzazione dello studio di amministrazione stabili, il software gestionale è una scelta essenziale. Adottare la soluzione sbagliata può ridurre i vantaggi che può garantire il software più adatto. Vediamo quali sono i punti essenziali da considerare nella scelta.

I vantaggi nell’adottare un software gestionale

Considera che un software ti consente di risparmiare anche più del 70% del tempo che impieghi nelle normali operazioni contabili, rispetto ad un semplice foglio di calcolo.

Considera che la possibilità di errore è ridottissima, soprattutto se il gestionale è ben programmato, grazie ai controlli incrociati che possono rilevare gli errori per tempo.

Le funzioni essenziali del software gestionale

I software non sono tutti uguali ed utilizzare come unico criterio il costo, può condurre ad una scelta controproducente. Una regola del mercato afferma che il valore ha un costo ma per ora soffermiamoci su quel che un software per amministratori di condominio deve possedere. Al di sotto di alcuni standard, il gestionale non presenta molti vantaggi rispetto ad un foglio di calcolo.

Nella scelta tieni presente che il gestionale dovrà comprendere:

Queste sono le operazioni minime che devono essere garantite dal software gestionale. Se il tuo non possiede queste funzioni, pensa seriamente di sostituirlo.

Le funzioni comode

Quelle che consideriamo come “funzioni smart“, sono quelle che possono contribuire in maniera particolarmente evidente al risparmio di tempo, quello necessario a completare una certa operazione.

Oltre a considerare il vantaggio della rapidità operativa, ulteriore beneficio può derivare dalla ridotta possibilità di errore e conseguenti difficoltà nell’individuarli e risolverli.

Ognuna di queste operazioni condotta senza ausilio del gestionale richiede un discreto investimento di tempo ed attenzione, oltre ad essere suscettibile di errore.

Soprattutto per quanto riguarda le richieste di informazioni che pervengono in assemblea, momento decisamente delicato per l’amministratore, è importante poter dare risposte precise e rapide. Rimandare la risposta ad un altro momento, dopo aver controllato i dati per le verifiche, a torto o a ragione genera sfiducia nei condomini. Il gestionale consente di poter dare risposte immediate perché rende subito disponibili i dati.

Funzioni che possono generare un guadagno per l’amministratore di condominio

Quelle che elenchiamo sono le operazioni che possono essere prodotte dal software gestionale e che possono generare un reale guadagno per l’amministratore, essendo tutti servizi che possono essere fatturati a parte rispetto all’emolumento, o se compresi, poter presentare dei preventivi più concorrenziali rispetto a colleghi meno evoluti.

Elaborazione dati fiscale per il condominio

Questo è una mansione prevista dall’art. 113o del Codice Civile, può essere demandata a professionista incaricato ma questa soluzione prevede maggiori oneri per i condomini. Se l’amministratore è in grado di assolvere autonomamente agli obblighi fiscali, è intuito dai condomini come professionista dotato di maggiore professionalità.

L’amministratore può fatturare a parte questo servizio o comprenderlo tra quelli del preventivo di nomina. Per l’AdE l’amministratore è un professionista abilitato all’invio delle certificazioni fiscali, perché dunque non avvalersi di questa opportunità? Il software dovrà essere in grado di elaborare: CU fornitori, 770 del condominio, quadro AC, detrazioni fiscali.

Manutenzioni e sinistri del condominio

Anche questo è un argomento che può far perdere moltissimo tempo all’amministratore. Coordinare tutte le figure professionali che devono intervenire a risolvere un problema in condominio, può essere molto complesso.

Registrare tutte le comunicazioni, i documenti ricevuti e quelli da trasmettere, organizzare tutti gli interventi, informare tutti i soggetti, gestire le denunce di sinistro ed i rapporti con le agenzie assicurative, sono pratiche molto dispendiose in termini di tempo.

Esistono soluzioni che utilizzando app dedicate consentono di mantenere i contatti e gli aggiornamenti oltre all’invio di documentazioni, tra amministratore e fornitore. Grazie a queste soluzioni l’amministratore sa sempre cosa fa chi lavora in condominio e può gestirne una serie di aspetti come:

• fatturazione;
• tempo di intervento e permanenza in condominio;
• conoscenza di tutte le persone che prendono parte ai lavori;
• documenti contabili;
• recepire ed archiviare video, foto e documenti;
• generare le comunicazioni ed essere aggiornato sullo stato dei lavori.

Portale web condomini

Poter rendere disponibili i documenti condominiali tramite un portale web, attualmente costituisce una delle migliori soluzioni per rendere più trasparente ed accessibile la gestione condominiale. Un alto grado di trasparenza si traduce in una percezione di maggiore affidabilità da parte dei condòmini. Ancora meglio se consente un accesso a dati differenti a seconda del ruolo, ad esempio ai consiglieri si può rendere disponibile un numero di documenti superiore rispetto ai normali inquilini.

L’amministratore deve avere libertà decisionale su cosa deve essere pubblicato sul portale, quali sono i documenti da caricare in automatico, procedere in modo semplice ed intuitivo per integrare i file con operazioni manuali. Se il programma prescelto consente questo grado di libertà, diventa realmente un valido ausilio ed uno strumento essenziale da considerare nella scelta del software gestionale.

Teniamo conto che è possibile offrire l’accesso ai dati condominiali come servizio aggiuntivo, generando un guadagno per l’amministratore. Ricordiamo di riportare correttamente questa scelta tra le voci sul preventivo da portare all’assemblea per la nomina o la conferma.

Generazione dichiarazione privacy

Elaborare le dichiarazioni per la Privacy ed il GDPR è un obbligo anche per gli studi amministrativi. Adottare un software gestionale presuppone la gestione di dati personali (a volte sensibili). Diventa indispensabile produrre una dichiarazione in cui si specifica quanto richiesto dall’Authority.

Poter essere supportati direttamente dal software anche per queste incombenze, risolve sia il rischio di sanzioni per inadempimento, sia i costi di consulenti o il tempo impiegato per procedere autonomamente.

Sarà possibile offrire un servizio in più al condominio senza investire in consulenze o distogliere i collaboratori da altre mansioni. Poter produrre tutta la documentazione, rispettosa delle normative, in tempi brevi senza dover riportare continuamente gli stessi dati, perché già inseriti nel gestionale, è un enorme vantaggio.

Dato importante da considerare è che ogni condominio potrebbe avere delle situazioni particolari e quindi necessita di documenti personalizzati, altro punto che il gestionale può affrontare con successo, oltre all’archiviazione corretta e facilmente consultabile.

Nella scelta del software gestionale per amministratori di stabili non si dovrebbero considerare esclusivamente i programmi contabili ma anche quelli per la gestione di tutte le pratiche dello studio, privacy compresa.

Stampe personalizzabili

Poter rendere un documento rispondente alle richieste del condominio o alle esigenze dello studio amministrativo, consente di evitare compilazione manuale, oltre ad ampliare la gamma di modelli standard del gestionale.

La possibilità di produrre moduli personalizzati consente di adempiere ad una serie di richieste, spesso a pagamento. Ad esempio: dichiarazioni per subentri, produzione consuntivi differenziati per proprietari ed inquilini o per scale, distinte di pagamento, ecc.

Con questo punto abbiamo terminato la descrizione delle principali funzioni che possono diventare una fonte di reddito per lo studio. Nei prossimi articoli scopriremo quali sono le funzioni aggiuntive che possono ridurre ulteriormente il lavoro dell’amministratore di condominio.