Arcadia offre una molteplicità di soluzioni per consentire allo studio di amministrazione immobili di ampliare il numero di servizi offerti. Poter eseguire un numero maggiore di operazioni, significa poter andare a soddisfare un maggior numero di richieste, spesso portando a maggiori introiti.

Cosa puoi offrire in più dei tuoi colleghi, senza che questo diventi una fonte di spese, lasciando il tuo impegno invariato? In questo primo articolo ci dedicheremo alla suddivisione spese tra proprietari ed inquilini.

I vantaggi nell'offrire servizi aggiuntivi per il condominio

Non esiste un obbligo per l’amministratore di condominio di ripartire le spese tra inquilini e proprietari o per più proprietari della stessa unità abitativa. Poterlo fare significa essere in grado di accogliere una richiesta e guadagnare essenzialmente in due modi:

• richiedendo uno specifico compenso perché l'operazione non ricade tra gli obblighi previsti;
• inserendo la possibilità tra i servizi aggiuntivi offerti dallo studio di amministrazione stabili, rendendo il preventivo dell’amministratore più competitivo rispetto ai suoi colleghi.

L’amministratore potrà così avvantaggiarsi grazie ad una maggiore concorrenzialità o con introiti derivanti da più servizi offerti ai condomini. Ricordiamo che in linea di massima:

Ubi lex voluit dixit, ubi noluit tacuit

“Dove la legge ha voluto ha detto, dove non ha voluto ha taciuto”.

In altre parole, gli obblighi in capo all'amministratore sono quelli previsti dalla Legge*, tutto quello che la Legge non ha indicato espressamente, non costituiscono un onere da rispettare. Tutto ciò che va oltre, corrisponde ad ampliare i servizi offerti ai condomini.

*art. 1129, 1130 e 1131 del Codice Civile, DM n. 37/2008, D.Lgs. n. 196 del 30/06/2003, Regolamento UE 679/2016, Disp. att. Cod. Civile n° 62-72.

Ripartizione tra proprietari ed inquilini

Arcadia consente di suddividere la contabilità di una unità su più anagrafiche aventi ruoli differenti. Puoi far pagare le spese di conduzione agli inquilini o agli usufruttuari, le straordinarie saranno intestate ai proprietari e ai nudi proprietari e così via.

Puoi creare i ruoli affinché rispondano esattamente alla realtà presente in condominio. Nei ruoli standard, non è compreso quello di cui necessiti? Lo puoi creare e collegare alla persona giusta, considerandolo per ripartizioni di spese o per le convocazioni (e votazioni) in assemblea.

Ad esempio, in condominio hai un comodatario? Non è un inquilino, non è un proprietario ed allora, crei il ruolo, lo colleghi alle spese di conduzione e lo abiliti per le votazioni di riscaldamento/raffrescamento, come la norma prevede. Il risultato sarà avere un perfetto registro anagrafico condominiale, una ripartizione corretta e rispetterai il suo diritto di essere convocato e avere voce in capitolo in assemblea.

Consuntivi e solleciti per proprietari ed inquilini

Per ampliare i servizi offerti ai condominio, potrai gestire il rapporto tra proprietari ed inquilini anche per quanto riguarda le eventuali morosità. Se l’inquilino è in ritardo con i pagamenti, potrai mandargli un sollecito, informando contestualmente il proprietario. Questo sia per praticità che per trasparenza.

Oltre a questo, potrai stampare le ripartizioni personali per ognuno, in quello per il proprietario riporterà tutte le voci di spesa, l’altro dedicato all’inquilino dove verranno riportate solo le ripartizioni e le spese che gli competono, evitando di mostrare dati a cui non deve accedere.

Portale web personalizzato

Un’altra valida possibilità di ampliare i servizi offerti ai condomini è la pubblicazione dei dati condominiali su un portale web. L’accesso è consentito solo con delle credenziali personali che una volta attivate, consentono di consultare la contabilità, le comunicazioni ed i documenti condominiali.

È possibile determinare quali tipologie di documenti possano essere visualizzate per proprietari, inquilini e per tutti gli altri ruoli. Ad esempio, potrai decidere che il conto corrente sia visibile solo per i consiglieri, le fatture per i proprietari e non per gli inquilini, ecc.

Per ogni tipologia di documenti potrai decidere chi la potrà visualizzare, garantendo la corretta applicazione della Privacy.

Ripartizioni tra comproprietari

È anche possibile definire quali sono le spese da attribuire ad ogni anagrafica collegata alla stessa unità, per ogni specifico caso. Per ampliare i servizi offerti ai condomini puoi creare una serie di eccezioni e configurazioni per ogni unità, oppure suddividere equamente in base alla percentuale di possesso.

Ad esempio, potrai determinare che per l’unità 2 tutte le spese registrate sul mastro 3 saranno richieste all’inquilino, mentre per l’unità 3 saranno pagate dal proprietario e per la 4 sarà al 50%. Anche in caso di comproprietà, potrai emettere bollettini o MAV separati per ogni anagrafica, determinando il dovuto in base alla quota di possesso o secondo indicazioni particolari. Ad esempio, per accordi tra di loro Mario pagherà il compenso dell’amministratore e Aldo quello dell’assicurazione.

I vantaggi nel soddisfare le richieste dei condomini

Offrire un ventaglio di servizi più ampio, migliora la percezione di professionalità dell’amministratore. Viene subito considerato più capace e disponibile dei colleghi che non sono in grado, o non vogliono prestarsi, a fornire maggiori prestazioni.

Si potrà valutare che compenso richiedere per ogni singola operazione, ricordando di specificarlo sul preventivo di nomina. Tutto per garantire la massima trasparenza, precisione ed onestà, principi cardine su cui costruire la fiducia, condizione indispensabile per condurre con successo una gestione duratura del condominio.