Amministratore di condominio in vacanza

Quali sono le operazioni da considerare prima di partire per il meritato riposo, quali sono le esigenze da prevedere e come gestire le emergenze. Solo dopo aver pianificato tutti questi punti, sarà possibile immergersi nel relax.

Le operazioni da pianificare prima delle ferie dell’amministratore

La prima operazione da mettere in pratica è avvisare tutte le compagini condominiali dell’assenza. Si può utilizzare il portale web associato allo studio o inviare e-mail di gruppo o utilizzando una newsletter. Attenzione ad allegare tutti gli indirizzi in ccn (copia nascosta) ed evitare qualsiasi forma di spam.

Arcadia consente di inviare messaggi a tutti i condomini o scrivere avvisi sul portale web, da cui si possono generare le notifiche via app sia per sistemi Android che iOS.

Sostituto dell’amministratore di condominio

Prima di potersi assentare è consigliabile poter contare su un valido sostituto in grado di gestire le emergenze. È vero che l’amministratore è il solo responsabile per quanto riguarda il condominio ma è anche ammissibile che possa rivolgersi ad un sostituto per la gestione di varie problematiche.

L’amministratore diventerà così responsabile del lavoro svolto dal suo incaricato. In questo modo, sarà possibile assentarsi, gestire le emergenze e rimanere comunque il riferimento del condominio.

Il sostituto può essere un collega a cui si può ricambiare il favore o un collaboratore opportunamente formato. Ovviamente si deve fornire un riferimento per essere contattati ed informati sulle emergenze.

Risponditore automatico

È opportuno attivare una risposta automatica alle e-mail in arrivo, questa dovrebbe comprendere l’avviso di assenza ed i riferimenti da contattare per le emergenze.

Stessa procedura per il centralino, in modo da avvisare anche chi dovesse chiamare. Particolarmente interessante potrebbe essere l’adozione di un centralino su cloud, in modo da poter controllare le chiamate anche in remoto.

Ultima alternativa suggerita, attivare un call center per raccogliere le chiamate e smistarle a fornitori che possano operare per risolvere le problematiche urgenti o consentire di ricevere le chiamate opportunamente filtrate.

Sconsigliamo vivamente di utilizzare Whatsapp, sia per questo genere di comunicazioni che in generale. Il motivo risiede nelle normative prodotte dal Garante per la Privacy.

Pagamenti sospesi ai fornitori

L’amministratore di condominio in vacanza ha diritto ad un periodo di relax quanto i fornitori di passare un’estate tranquilla. Prima di partire è necessario assicurarsi che tutte le scadenze delle fatture siano saldate. Non si deve correre il rischio che servizi essenziali o le forniture per i contratti possano venir sospese. Devono essere garantiti tutti i normali lavori per il condominio.

Arcadia consente di tener sotto controllo le scadenze dei pagamenti in modo efficace e semplice da gestire. Attivando l’importazione e la conservazione delle fatture elettroniche, non si correrà il rischio di smarrire delle richieste di pagamento o dimenticarsi di registrarle.

È possibile attivare i RID (rapporto interbancario diretto) per generare in automatico il pagamento delle fatture, soprattutto per quanto riguarda le utenze. In questo caso, Arcadia consente di acquisire in automatico la fattura elettronica e generare il relativo pagamento.

Assemblee di condominio

Si deve prestare particolare attenzione al calendario delle assemblee già convocate. Se qualcuna di queste dovesse essere fissata nel periodo prescelto per le vacanze, si deve considerare di inviare un sostituto che si occupi di organizzarle e gestirle.

L’amministratore di condominio non è obbligato a presenziare e non è quindi un problema la sua assenza. Al fine di garantirne il corretto svolgimento è consigliabile farsi rappresentare da un incaricato di fiducia.

In alternativa se si è deciso per la modalità “online“, è possibile dedicare qualche ora delle proprie vacanze alla gestione dell’assemblea. L’importante è di poter contare su una connessione stabile e con una velocità sufficiente da sostenere il collegamento.

Software in cloud

Ulteriore vantaggio da considerare per l’amministratore di condominio in vacanza, è poter contare su un software gestionale in cloud. Grazie a questa soluzione sarà sempre possibile accedere ai dati condominiali, esattamente come dall’ufficio, utilizzando qualsiasi computer, tablet o smartphone.

Se dovesse nascere l’urgenza di pagare un fornitore, emettere delle rate o inviare una comunicazione, l’amministratore ovunque si trovi potrà eseguire l’operazione senza difficoltà particolari.

Come tutti gli imprenditori, è difficile staccare completamente il pensiero dall’attività professionale. Grazie ad Arcadia si avrà sempre la possibilità di controllare la situazione del condominio, visualizzare lo stato delle manutenzioni, sinistri e lavori straordinari, grazie all’evoluto sistema di ticketing.

Riassumendo, l’amministratore di condominio in vacanza deve prevedere alcune operazioni essenziali per garantire che il suo relax non venga interrotto bruscamente.

Pianificare per tempo fa parte del lavoro di qualsiasi amministratore, quello di condominio non fa eccezione. Arcadia è un valido partner sul lavoro ed anche sotto l’ombrellone.