Manutenzioni e sinistri condominiali: croce o delizia?

Gli amministratori dedicano molte risorse alle gestione delle manutenzioni e sinistri condominiali. Arcadia consente di affrontarli con estrema comodità, risparmio di tempo, archiviazione efficiente e con altre funzioni realmente innovative.

Scopriamo come è possibile gestire queste incombenze in modo efficiente ed al passo coi tempi.

Fascicolo del condominio

Tutti conosciamo il faldone del condominio, ovvero il raccoglitore che include tutti i documenti del condominio, solitamente transita da un amministratore al suo successore con il passaggio di consegne.

Arcadia consente di costituire per ogni condominio, fornitore o condomino un fascicolo dedicato, ogni fascicolo contiene una cartellina per una determinata tipologia di documenti, come ad esempio: assicurazione, regolamento, contratti, certificazioni, DURC, ecc.

È possibile mettere a disposizione di fornitori o condomini un modello scaricabile da poter inviare una volta compilato, ad esempio per le dichiarazioni sui soggetti che vogliono le detrazioni fiscali o un controllo sui dati catastali, ecc.

Manutenzioni programmate

Fortunatamente nel condominio non tutto è inaspettato, si possono anche prevedere dei lavori con un certo anticipo. A partire da una certificazione o da un documento, Arcadia consente di impostare una data di scadenza. In prossimità di tale data, può essere generata una richiesta al fornitore, questi potrà provvedere agli aggiornamenti o alle operazioni richieste con sufficiente anticipo.

La programmazione di tali interventi può essere condotta manualmente o automaticamente, senza aver bisogno di ricordarsi l'appuntamento in agenda. Arcadia, oltre ad inviare la richiesta al fornitore, potrà ricevere anche i nuovi certificati per rinnovare il fascicolo dell'impianto, archiviandoli correttamente.

Interventi condominiali e sinistri

Negli interventi di manutenzione e sinistri condominiali dovremo considerare se il caso segnalato deve generare una manutenzione ordinaria, una straordinaria o un sinistro. Spesso il dato da valutare per scegliere come gestirlo è la gravità ed il relativo importo di spesa da sostenere.

Potremo subito valutare se aprire o meno un sinistro controllando le caratteristiche della polizza, sempre disponibili in Arcadia. Ad esempio, se il danno rilevato risulta essere minore della franchigia prevista da quella specifica copertura, potremo evitare di aprire il sinistro potendo prendere visione immediatamente del dato.

Indicazione del Fornitore

A seconda dei casi, Arcadia consente di collegare dei fornitori al condominio, evitando di doverli cercare, e censirli per settore operativo, CAP, città, ragione sociale, ecc. Ad esempio, potremo richiamare tutti gli elettricisti, idraulici, fabbri, ecc.

Una volta individuato o rivolgendosi direttamente ad uno associato al condominio, dovremo inviargli una comunicazione con una descrizione del danno, indicazioni per raggiungerlo, persone da contattare, ecc. Da questo possiamo cominciare a comprendere che potremo avere a che fare con più soggetti.

Comunicazioni agli interessati

Ogni soggetto può utilizzare più indirizzi di posta elettronica, lo stesso studio di amministrazione condominiale potrebbe averne più di uno. Potrebbe essere necessario inviare più comunicazioni per coordinare le presenze necessarie per organizzare un appuntamento.

Procedere a questa incombenza solitamente impegna pesantemente il personale dello studio, potendo generare notevoli rallentamenti nella gestione degli interventi di manutenzione e sinistri condominiali.

Primo intervento e Fornitori intervenuti

Una volta stabilito l'appuntamento per il sopralluogo o l'intervento, potrebbe rilevare la necessità di coinvolgere altri professionisti ed imprese, questo eleva il numero di comunicazioni e la relativa difficoltà di reperirne i dati e la mole di informazioni necessarie.

Oltre a questo, è complesso definire quali sono le persone presenti effettivamente in condominio, il tempo di permanenza, gestire gli allegati per mostrare l'aggiornamento dei lavori, fornire un resoconto ai condomini, ecc.

La soluzione Arcadia per gli interventi di manutenzione e sinistri condominiali

Grazie all'app dedicata alle manutenzioni, possiamo evitare di arenarci di fronte alle complessità appena descritte. Con un solo strumento possiamo gestire le comunicazioni da inviare per consentire a tutti di conoscere orari e date di presenza delle persone coinvolte. Inviare e ricevere i documenti da parte dei Fornitori, come ad esempio: immagini, video, file. Tutto ricevuto in tempo reale direttamente al computer dell'amministratore.

Essere costantemente aggiornati senza correre il rischio di perdere dei documenti importanti, oltre al vantaggio di poter rispondere prontamente alle richieste dei condomini in quanto tutti i collaboratori dello studio, possono accedere a tutte le informazioni, rendendo così la comunicazione più efficace e migliorando la percezione di professionalità dell'amministratore e del suo staff.

Il segreto di Arcadia? La semplicità

Poter gestire tanti aspetti degli interventi per manutenzioni e sinistri condominiali, non comporta dover utilizzare uno strumento complesso e difficile da adoperare.

L'app è configurata in modo da mettere a disposizione solo le funzioni da utilizzare in quel preciso frangente, celando le altre per il momento adatto. Ogni tasto apparirà quando serve. Questo facilita moltissimo l'utilizzo e riduce i tempi per la formazione.

I vantaggi di Arcadia per amministratori e condomini

Riassumendo, Arcadia consente di ridurre i tempi necessari a gestire manutenzioni e sinistri condominiali che impegnano particolarmente lo studio di amministrazione stabili, aumenta considerevolmente la possibilità di controllo di ogni pratica, garantisce la necessaria trasparenza con la possibilità di pubblicare, sul portale dedicato ai condomini, gli aggiornamenti sulle manutenzioni.

Dare la possibilità ai condomini di controllare da remoto come sta procedendo il lavoro in condominio, riduce le richieste di aggiornamento con conseguente impiego di tempo e risorse. Nei casi in cui si gestiscono condomini costituiti da seconde case o per quei proprietari non residenti, costituisce maggiore garanzia di efficienza dello studio di amministrazione, grazie alla percezione di maggiore controllo (e conseguente rassicurazione) anche in caso di assenza.