Passaggio di consegne dell'amministratore di condominio

La scorsa settimana ci siamo occupati del preventivo da presentare all’assemblea. Dato che hai fatto una buona impressione, sei stato scelto come nuovo amministratore. Ora dovrai occuparti del passaggio di consegne. Vediamo quali sono i passi necessari.

Acquisizione dell'incarico

L’assemblea ha votato favorevolmente il tuo preventivo con la maggioranza qualificata del cinquanta per cento più uno degli intervenuti ed almeno la metà del valore dell’edificio (art. 1136 c.c. comma 4).

Il contratto di mandato (art. 1703 Codice Civile e succ.) è efficace nel momento in cui l’assemblea ha approvato (accettazione) il tuo preventivo (proposta) che tu salderai con la tua accettazione di incarico, come regolato dall’art. 1326 c.c.

Dato che come per ogni delibera sussiste la possibilità di impugnazione, non bisogna affrettare i passaggi. Si consiglia di aspettare i 30 giorni previsti e, se non ci saranno ricorsi in Tribunale, la delibera sarà considerata valida.

Dopo i canonici 30 giorni potrai convocare un’assemblea per ratificare la scelta. Sarà l’occasione per farti nominare Responsabile al Trattamento dei dati, per chiedere la conferma dell’anagrafe condominiale (consigliamo di preparare dei modelli da compilare), per verificare la presenza di situazioni particolari quali: pratiche legali, lavori straordinari già approvati, ecc.

A tal fine ti mettiamo a disposizione un modello sul quale i condomini ti potranno dare importanti informazioni utili non solo a compilare o integrare l’anagrafe condominiale, ma anche a portarti avanti per le future pratiche contabili e fiscali.

Codice fiscale del condominio

Rivolgiti all’Agenzia delle Entrate l’associazione del Codice Fiscale del condominio per associarlo al tuo. Ricorda di portare il verbale di nomina.

Conto corrente del condominio

Rivolgiti alla banca presso la quale è stato aperto il conto corrente del condominio per richiederne la gestione e le credenziali di accesso. Anche qui ti servirà il verbale di nomina.

Come saprai, hai facoltà di utilizzare una banca differente rispetto al tuo predecessore, se sceglierai un istituto diverso, ricorda di comunicarne i dati per i RID.

Fornitori

Comunica ai Fornitori del condominio il tuo codice SDI, così da poter importare le fatture elettroniche in Arcadia e consentirne la conservazione.

Nomina a responsabile al Trattamento

Quando farai l’assemblea per far approvare la tua nomina, cogli l’occasione per farti nominare Responsabile al Trattamento. Dovrai preparare la dichiarazione per tempo perché dovrai specificare tutti i punti previsti dal Regolamento (UE) n. 2016/679.

Qualsiasi variazione successive dovranno essere comunicate alla compagine condominiale, informandola in modo dettagliato e richiedendone autorizzazione. Da ciò deriva che è già semplice farsi autorizzare da subito in modo completo piuttosto che procedere ad aggiornamenti successivi.

Consegna della documentazione

Fissa un appuntamento con il precedente amministratore per il passaggio delle consegne. Questi avrà l’obbligo di consegnarti tutto il materiale del condominio (art. 1713 – 1129 comma 8 – 130 bis c.c.), non avendo più titolo per detenerlo.

Cogli l’occasione del passaggio di consegne dell’amministratore di condominio per conoscere un collega e farti apprezzare per professionalità e cortesia. Ricorda che è meglio creare un’atmosfera collaborativa grazie alla quale potresti venire a conoscenza di informazioni importanti per le tue prossime gestioni.

Procedi a stilare una lista dei documenti che l’amministratore sostituito ti sta passando. Questi dovrebbero obbligatoriamente comprendere:

• Regolamento di condominio
• Codice Fiscale
• Tabelle millesimali
• Polizza assicurativa
• Verbali
• Registro dell'amministrazione
• Certificato Prevenzione Incendi
• Certificato di conformità impianti
• Contratti di manutenzione ed appalto
• Altri certificati, come ad esempio il CIS

Andrà a completare la documentazione tutta la parte contabile costituita da:

• Fatture
• Estratti conto
• Certificazioni fiscali
• Bilanci
• Ultimo preventivo emesso
• Libretto assegni
• Riferimenti del conto corrente
• Documentazione dipendenti del condominio (INPS, INAIL, ecc.)
• Atti pratiche legali

Oltre a quanto riportato, va data particolare attenzione all’ultimo bilancio in corso o appena chiuso. Per terminare l’elenco dovranno essere considerate tutte le specificità del condominio e le relative documentazioni.

La Cassazione con l’ordinanza n° 40134 del 15/12/2021 ha stabilito che tocca al nuovo amministratore indicare l’elenco dei documenti che vuole ottenere, il precedente amministratore può eccepirne l’estraneità o provare le ragioni che ostacolano la consegna della documentazione richiesta.

Il verbale del passaggio di consegne dell’amministratore di condominio va sottoscritto dal subentrante e dal sostituito. Quando si accettano le consegne fai attenzione a riportare sempre un riferimento “salvo verifica della documentazione“. Questo ti aiuterà se scoprirai che non hai tutto quel che dovresti avere, potrai sempre ricontattare il vecchio amministratore e chiedergliene ragione. Il passaggio di consegne in questo caso non sarà considerato completo.

Tempistiche del passaggio di consegne dell'amministratore di condominio

Passati i 30 giorni, si può cominciare a contattare il precedente amministratore. Non esiste un limite massimo per il passaggio ma è consigliabile farlo in tempi rapidi. Un paio di mesi dalla nomina può essere considerato un tempo congruo e sufficiente.

Il passaggio di consegne dell’amministratore di condominio può essere fatto in più tempi e può prevedere sia materiale cartaceo che informatico. Considerando questo aspetto, prepara un supporto di archiviazione da poter utilizzare.

Chiedi l’appuntamento per affrontare il passaggio di consegne tramite Raccomandata e/o PEC. Questa precauzione potrà comprovare la tua buona diligenza e renderti parte attiva nella procedura, qualora le cose non dovessero andare per il verso giusto.

Problemi sul passaggio di consegne

Non è detto che tutti i colleghi si dimostrino corretti o semplicemente edotti sulle procedure da applicare. L’amministratore uscente è obbligato alla restituzione dei documenti del condominio, non sono ammesse eccezioni.

Privacy nel passaggio di consegne

Considera poi che per la Privacy, non ha più titolo per conservare i dati del condominio, con la cessazione dell’incarico è decaduto anche dal ruolo di Responsabile al Trattamento.

Cosa fare nel caso di mancato completamento del passaggio di consegne

Se le cose dovessero trascinarsi per le lunghe o fosse presentato un netto rifiuto per la consegna completa di tutto il materiale, puoi avviare una procedura monitoria ex art. 700 Codice Procedura Civile, chiamando in giudizio il precedente amministratore.

Alla prima occasione dovresti interpellare condomini per decidere come procedere e se esistono altre possibilità per reperire i documenti mancanti, consultando in tal senso anche i fornitori noti.

L’amministratore sottoposto al procedimento giudiziario, sarà richiesta l’immediata riconsegna dei documenti contabili e fiscali (Tribunale di Roma sentenza 3021 del 24/02/2022).

Certificazioni fiscali del condominio

Ricorda che dovrai presentare le dichiarazioni fiscali previste per il condominio se la tua nomina è antecedente la loro data di presentazione. Ad esempio, se vieni nominato ad aprile 2022, il quadro AC 2022, riferito al 2021, dovrà essere presentato dall’amministrare che hai sostituito. Il quadro AC 2023 riferito al 2022, sarà un tuo onere.

Considerando i punti appena espressi, è essenziale entrare in possesso della contabilità completa nel più breve tempo possibile per evitare ritardi o inadempimenti.

Crediti vantati dall'amministratore precedente

Può capitare che un amministratore vanti un credito nei confronti del condominio. Anche questo non può essere motivo per ritardare il passaggio di consegne e soprattutto, non è sufficiente inserirlo nel verbale di passaggio di consegne per poterlo comprovare.

Il nuovo amministratore di un condominio, se non autorizzato dai partecipanti alla comunione, non ha il potere di approvare incassi e spese condominiali risultanti da prospetti sintetici consegnatigli dal precedente amministratore e, pertanto, l’accettazione di tali documenti non costituisce prova idonea del debito nei confronti di quest’ultimo da parte dei condomini per l’importo corrispondente al disavanzo tra le rispettive poste contabili, spettando, invece, all’assemblea dei condomini approvare il conto consuntivo, onde confrontarlo con il preventivo ovvero valutare l’opportunità delle spese affrontate d’iniziativa dell’amministratore

Cass. Sez. 2, Sentenza n. 848 del 28/05/2012none

Archivio documentale

Come abbiamo già accennato, i documenti possono presentarsi in diversi formati, dal cartaceo all’elettronico. Ad esempio, le fatture dovrebbero essere conservate come stabilito dalle normative. Il nuovo amministratore dovrebbe quindi poterne entrare in possesso in questo formato.

I documenti che sono stati dematerializzati, dovrebbero essere firmati digitalmente con marcatura temporale dall’amministratore che ha compiuto questa operazione, e che ne ha stabilito l’autenticità nella loro versione cartacea.

Che siano cartacei o elettronici, dovranno essere conservati per un periodo variabile a seconda della loro tipologia, dai 5 ai 12 anni.

Passaggio di consegne con Arcadia

Arcadia rende molto semplice il passaggio dati tra amministratori. Funzioni dedicate per l’esportazione dei documenti o per l’import che consente di acquisire i dati in modo rapido e certo.*

Se chiederai la nostra assistenza per l’acquisizione dei dati, dovrai nominarci Responsabili al Trattamento.

*L’operazione deve essere consentita dal software gestionale utilizzato dall’amministratore precedente. Rivolgiti all’assistenza Arcadia per maggiori informazioni.

Amministratori uscenti

Se sei l’amministratore uscente, Arcadia ti mette a disposizione il tasto Esporta Documenti. Lo troverai nella sezione Immobili/Condomini. Potrai scegliere quali dati esportare, in quali intervalli di date o di bilanci. La funzione ideale per il passaggio di consegne dell’amministratore di condominio.

Potrai creare una cartella contenente la tipologia di file che hai deciso di esportare, potendoli scegliere tra:

• Spese
• Bilanci (stampe consuntivo e preventivo)
• Condominio (archivio documenti)
• Polizze
• Sinistri
• Solleciti
• Comunicazioni

Sarai certo di avere tutti i file dell’anno o bilancio prescelti in un’unica cartella. In questo modo andiamo ad ottemperare a quanto previsto dal GDPR sulla portabilità e trasferimento dei dati.

Amministratori entranti

Potranno acquisire i dati tramite tabelle Excel (chiedere per maggiori informazioni tramite form di richiesta contatto) o, se il precedente era un amministratore Arcadia, tramite un file apposito che conterrà tutti i dati che si vuole mettere a disposizione dell’amministratore subentrato.

Indipendentemente da come sono stati acquisiti i dati, Arcadia provvederà ad archiviarli garantendone la sicurezza e la fruibilità.

Al termine della procedura di acquisizione o inserimento manuale dei dati, vi consiglio di prendere visione della voce “Come avviare un nuovo condominio“, un breve compendio per accompagnare l’amministratore nelle operazioni che gli consentiranno di gestire il nuovo stabile con Arcadia.

Certificati e contratti

Una volta che hai terminato di inserire e controllare i dati dei condomini, dello stabile e della contabilità, potrai dedicarti ai certificati degli impianti ed ai contratti di manutenzione.

Anche in questo caso potrai approfittare delle funzioni di Archivio e Fascicolo del condominio, contenute in Arcadia. Colgo l’occasione per evidenziare l’importanza del Fascicolo del fabbricato per monitorare la manutenzione ed evitare la decadenza del fabbricato.

È necessario implementare i dati del «registro anagrafe sicurezza» di cui all’articolo 1130, comma 6, Codice civile. Di questo ultimo documento parla anche il regolamento edilizio del Comune di Milano, all’articolo 47 del testo, stabilendo che l’amministratore è tenuto a costituirlo e mantenerlo.

Viene stabilito che deve contenere almeno le sezioni:

1. «identificazione dell’edificio» dal punto di vista giuridico e catastale;
2. «struttura edilizia» di cui esso consta;
3. «sicurezza e all’impiantistica».

Arcadia consente di costituire e personalizzare il Fascicolo del condominio, comprendendo anche quanto indicato dal Comune di Milano, consentendo di importarne i documenti anche tramite l’app dedicata ai Fornitori.