Come comporre l'anagrafica condominiale

Benvenuto al secondo appuntamento della serie di articoli dedicati ai proprietari che amministrano il proprio condominio. Stavolta ci occuperemo delle prime operazioni da compiere dopo essere stati nominati.

Concentriamo la nostra attenzione sui dati più essenziali: quelli del condominio, dei condomini e dell'amministratore. Con questi potremo andare a generare il registro dell'anagrafe condominiale, andando così ad ottemperare all'art. 1130, comma 6, completando quanto previsto con l'istituzione del Fascicolo del Fabbricato, di cui tratteremo nei prossimi articoli.

I dati catastali del condominio

L'amministratore deve avere a disposizione oltre al Codice Fiscale, al nome ed all'indirizzo (vedi articolo precedente), anche i dati catastali del condominio. Quelli di particolare interesse per tutto lo stabile, sono i riferimenti al Comune Catastale, la Sezione Urbana ed almeno il Foglio.

Questi, tranne particolari eccezioni, sono i dati comuni a tutto il condominio. Quando entreremo nel dettaglio vedremo altri codici che contraddistinguono le singole unità abitative. Tutti i dati dovranno essere compresi nel registro dell'anagrafe condominiale.

L'elenco dei codici catastali dei Comuni, è disponibile sul sito dell'Agenzia delle Entrate. Per comodità lo rendiamo disponibile qui per il download.

La Sezione Urbana è un'ulteriore suddivisione del territorio comunale, in generale non è richiesta. E’ ordinariamente identificata da una denominazione di massimo tre caratteri. Il dato è necessario se presente nell’identificativo catastale dell’immobile.

Il Foglio è una porzione di territorio comunale che il catasto rappresenta nelle proprie mappe cartografiche. Il dato è sempre obbligatorio.

I dati catastali delle unità abitative

A completare la serie di codici catastali, dovremo considerare anche la Particella, detta anche mappale o numero di mappa che rappresenta all’interno del foglio, una porzione di terreno, o il fabbricato e l'eventuale area di pertinenza, e viene contrassegnata, tranne rare eccezioni, da un numero. Il dato è sempre obbligatorio.

Il Subalterno per il Catasto dei Fabbricati, dove presente, identifica la singola unità immobiliare esistente su una particella. L’unità immobiliare urbana è l’elemento minimo inventariabile che ha autonomia reddituale e funzionale.

Generalmente, nell’ipotesi di un intero fabbricato, ciascuna unità immobiliare è identificata da un proprio subalterno. Non possono esserci 2 unità con gli stessi codici catastali!

I dati catastali corretti sono indispensabili anche per le procedure di detrazione fiscale per il condominio, pena nullità della dichiarazione.

I dati dei condòmini

Per comporre l'anagrafe condominiale, l'amministratore deve essere a conoscenza di chi siano i proprietari di ogni unità, quali ruoli sono presenti ed i riferimenti di Codice Fiscale, indirizzo di residenza, nome o ragione sociale.

Inoltre deve sapere se le unità sono abitative o commerciali. Tutti questi dati dovrebbero essere recepiti da fonti certe, non con semplice segnalazione del condomino, che in buona fede potrebbe sbagliare. La responsabilità della correttezza del dato riportato nell'anagrafe condominiale, ricade sull'amministratore.

I ruoli presenti in ogni unità, potrebbero essere vari e numerosi. Solitamente questi sono:

• Inquilino
• Proprietario
• Nudo Proprietario
• Usufruttuario
• Comodatario

In una sola unità potrebbero esserne compresi più di uno. Ad esempio, potremmo avere un nudo proprietario, due usufruttuari e tre inquilini, oppure potrebbero esserci più comproprietari, ecc. Insomma, bisogna ricevere precise informazioni sulle persone che occupano ogni unità ed a che titolo, infine la singola percentuale di possesso.

Indicare correttamente i ruoli è indispensabile anche per convocare correttamente i condomini per le assemblee. Ad esempio, per decidere su un punto dell'ordine del giorno sul riscaldamento, possono essere abilitati al voto gli inquilini ed i conduttori in generale, non i proprietari.

La legge prevede che l'unico interlocutore dell'amministratore sia il proprietario, nessun altro. Questo non significa che l'amministratore debba disinteressarsi di inquilini, comodatari ed occupanti a vario titolo (come da esempio precedente). Dei primi si DEVE occupare, degli altri PUÒ occuparsene. Consigliamo di comprendere i "non proprietari" nell'anagrafe condominiale anche per poter gestire le emergenze, conoscere i riferimenti di contatto per intervenire prontamente e garantire la sicurezza del condominio.

Per comporre l'anagrafe condominiale dovranno essere comprese le seguenti informazioni:

• Nominativo;
• Codice Fiscale per le persone fisiche, Partita Iva per le persone giuridiche;
• Data di ingresso e di uscita dalla compagine condominiale;
• Percentuale e ruolo;
• Indirizzo di residenza o domicilio.

Oltre a questi, possono essere compresi i riferimenti di contatto come il numero di telefono fisso e quelli disponibili su elenchi pubblici. I contatti personali come e-mail, PEC, numeri di cellulare, non possono essere resi disponibili a tutti i condomini. Questi dati devono essere posseduti ed utilizzati dall'amministratore solo se il condomino lo ha autorizzato; non devono essere riportati nel registro di anagrafe condominiale.

Dati dell'amministratore

L'amministratore designato, oltre a comporre l'anagrafe condominiale, dovrà provvedere a costituire o integrare il Registro di nomina e revoca degli amministratori che si sono succeduti nella gestione del condominio. Questo è un preciso dovere annoverato nel già citato art. 1130, comma 7.

Inoltre, secondo stabilito dall'art. 1129, l'amministratore dovrà:

Contestualmente all'accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell'incarico, l'amministratore comunica i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell'articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata.

Comma 2

Ed inoltre:

Sul luogo di accesso al condominio o di maggior uso comune, accessibile anche ai terzi, è affissa l'indicazione delle generalità, del domicilio e dei recapiti, anche telefonici, dell'amministratore.

Comma 5

Riassumendo, l'amministratore/condomino dovrà dar comunicazione a tutta la compagine condominiale del luogo dove terrà tutta la documentazione (anche presso il proprio domicilio), quando potrà essere consultata e dei propri riferimenti di contatto.

Inoltre, dovrà affiggere in un luogo visibile ed accessibile anche dall'esterno (ad esempio il portone), i propri riferimenti compresi quelli di contatto.

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Da questa potremo associare i nominativi, le percentuali ed i ruoli per andare a comporre l'anagrafe condominiale 👇

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Insomma, avrai a tua disposizione tutte le indicazioni per procedere in modo sicuro alla gestione del tuo condominio.

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