I dati necessari per amministrare il tuo condominio

Benvenuto al terzo appuntamento della serie dedicata ai condomini che si occupano dell'amministrazione del proprio condominio. È nostro intento fornire informazioni in modo semplice e pratico, utili per accompagnare l'amministratore/condomino in tutte le operazioni che dovrà svolgere. Oggi ci occuperemo dei dati iniziali necessari per amministrare il tuo condominio: tabelle millesimali, conti economici, conti patrimoniali e conguagli.

I dati di cui ci occuperemo sono quelli indispensabili per compilare la contabilità condominiale, comprensiva di preventivi e consuntivi, di cui tratteremo le prossime volte.

Tabelle millesimali

Anche per questo argomento, ci viene in aiuto il Codice Civile dove, all'articolo 68 delle Disposizioni per l'attuazione viene indicato:

Ove non precisato dal titolo ai sensi dell'articolo 1118, per gli effetti indicati dagli articoli 1123, 1124, 1126 e 1136 del codice, il valore proporzionale di ciascuna unità immobiliare è espresso in millesimi in apposita tabella allegata al regolamento di condominio.

In sostanza, potremo trovare le tabelle millesimali nel Regolamento contrattuale, ovvero il Regolamento di condominio che il costruttore ha allegato al rogito del primo appartamento venduto. Se nel tempo sono state modificate, bisogna considerare le ultime approvate come specificato dall'art. 69 Disp. att.

I valori proporzionali delle singole unità immobiliari espressi nella tabella millesimale di cui all'articolo 68 possono essere rettificati o modificati all'unanimità. Tali valori possono essere rettificati o modificati, anche nell'interesse di un solo condomino, con la maggioranza prevista dall'articolo 1136, secondo comma, del codice, nei seguenti casi:

1) quando risulta che sono conseguenza di un errore;

2) quando, per le mutate condizioni di una parte dell'edificio, in conseguenza di sopraelevazione, di incremento di superfici o di incremento o diminuzione delle unità immobiliari, è alterato per più di un quinto il valore proporzionale dell'unità immobiliare anche di un solo condomino. In tal caso il relativo costo è sostenuto da chi ha dato luogo alla variazione.

Ai soli fini della revisione dei valori proporzionali espressi nella tabella millesimale allegata al regolamento di condominio ai sensi dell'articolo 68, può essere convenuto in giudizio unicamente il condominio in persona dell'amministratore. Questi è tenuto a darne senza indugio notizia all'assemblea dei condomini. L'amministratore che non adempie a quest'obbligo può essere revocato ed è tenuto al risarcimento degli eventuali danni.

Le norme di cui al presente articolo si applicano per la rettifica o la revisione delle tabelle per la ripartizione delle spese redatte in applicazione dei criteri legali o convenzionali.

Solitamente la somma dei millesimi è 1000 ma è possibile ottenere risultati diversi. In ogni caso devono essere controllati con estrema attenzione.

Conti economici del condominio

Consideriamo gli altri dati iniziali necessari per amministrare il tuo condominio. Cominciamo col dire che non esiste una regola su come impostare i conti economici o "piano dei conti". Sarà facile ricavarli dai precedenti consuntivi ma non è necessario applicare sempre i medesimi. La giurisprudenza non dà indicazioni in merito e perciò sarai libero di comporre i conti economici come vorrai. Unico limite potrebbe essere il Regolamento di Condominio de dovesse riportare indicazioni in tal senso. Addirittura potrai avere diversi piano dei conti a seconda dei bilanci. Già, ma cosa sono?

Cominciamo a prendere confidenza con 2 termini: mastri e conti. Il mastro prevede un "capitolo" di spesa e comprende il criterio di ripartizione, ovvero quale tabella millesimale utilizzare. I conti sono i "paragrafi" del mastro su cui saranno registrate le fatture, obbediscono* al criterio di ripartizione impostato sul mastro.

In altre parole, i mastri prevedono degli argomenti generici di spesa, come ad esempio:

I conti riportano delle voci di spesa più specifiche, collegati ad un solo mastro, come ad esempio:

Conti e Mastri

Consideriamo le Spese Generali dell'esempio riportato. Queste comprenderanno i costi corrispondenti al compenso dell'amministratore, della polizza condominiale e della manutenzione e certificazione degli impianti. Le spese di conduzione prevedono i costi dell'impresa di pulizia, dell'illuminazione delle aree comuni, la manutenzione dello stabile e le bancarie.

*Non è detto che i conti debbano obbligatoriamente essere suddivisi come prevedono i mastri. Ad esempio, un'eccezione potrebbe essere il mastro Riscaldamento, i cui conti possono essere ripartiti per una quota fissa (millesimale) ed una quota variabile (consumi), in modo da dare la somma complessiva delle spese di riscaldamento.

La somma degli importi registrati per i conti Amministratore + Assicurazione + Impianti porteranno ad un totale che verrà suddiviso in base alla tabella millesimale associata. Il conteggio prevederà la formula:

(importi fatture Amministratore) + (importi polizza assicurativa) + (importi fatture manutenzione e certificazione impianti) = totale Mastro

Il totale Mastro sarà da ripartire in base alla tabella millesimale "Generali" (ad esempio) per cui si applicherà la formula:

Totale Mastro * millesimo / 1000 = importo richiesto al condomino per il mastro Spese Generali

Ecco dimostrato quanto i millesimi corretti costituiscano dei dati iniziali necessari per amministrare il tuo condominio, senza commettere gravi errori contabili. Di questi conteggi ci occuperemo più dettagliatamente nell'articolo dedicato alle ripartizioni.

Conti patrimoniali

Non dobbiamo spaventarci per termini così poco familiari. Stiamo per trattare il conto corrente del condominio ed eventuali fondi, compresa la cassa contanti, uno degli ultimi dati necessari per amministrare il tuo condominio.

Dovrai sapere esattamente qual era il saldo del conto corrente bancario, il giorno precedente l'inizio del bilancio che dovrai gestire. Stessa cosa per i saldi di fondi e cassa contanti.

Il primo lo potrai rilevare dall'estratto conto della banca. Potrai consultarlo senza difficoltà una volta che avrai comunicato il passaggio di consegne all'istituto bancario (vedi articolo precedente).

Se devi amministrare il condominio che ha il bilancio che inizia il 1 gennaio, avrai bisogno del saldo del conto corrente al 31 dicembre.

Conguagli del condomino

Il conguaglio è il "residuo" del bilancio precedente, per ogni condomino. Facciamo un esempio: l'anno precedente sono stati preventivati 100€ (e versati), ne sono stati spesi 110€, il conguaglio risultante sarà 10€ a debito. Se sono stati versati 100€ ma ne sono stati spesi 90, avremo un conguaglio a credito di 10€.

I conguagli a credito o a debito faranno aumentare o diminuire gli importi delle rate del bilancio in corso. Facciamo un esempio pratico: viene prodotta una rata di preventivo di 100€, in caso di conguaglio a credito di 10€, questa diventerà di 90€, se il conguaglio è a debito la rata sarà di 110€.

I conguagli possono essere conteggiati su una o più rate, non esistono indicazioni da seguire in questo senso. Tra i dati necessari per amministrare il tuo condominio dovrai comprendere obbligatoriamente anche i conguagli per tutte le unità abitative (se presenti). Dovrai conteggiare questi importi, secondo il sistema che abbiamo indicato, per richiedere le rate condominiali e per fissare un punto di partenza per la contabilità di tutti i condòmini.

Arcadia, il gestionale che ti aiuta ad amministrare il tuo condominio

Anche per gli argomenti trattati in questo articolo, Arcadia ti può supportare in modo chiaro ed efficiente per impostare i dati necessari per amministrare il tuo condominio.

Tabelle millesimali condominiali

Impostando correttamente i dati, sarai certo che i conteggi risultanti saranno corretti, senza possibilità di errore. Avrai sempre un controllo su quanto inserisci e riceverai un avviso in caso di discrepanze.

Potrai sempre accertarti del periodo di validità di tutte le tabelle utilizzate, qualora debbano essere modificate nel corso del tempo. Avrai quindi sempre a disposizione lo storico e la situazione attuale.

Conti economici condominiali

Organizzare in modo efficace come suddividere le spese, costituisce il sistema migliore per rendere chiara la contabilità a tutti i condomini, riducendo al massimo dubbi e richieste di chiarimento.

Potrai comprendere le regole generali di riparto ed eventuali eccezioni, senza che questo comporti calcoli manuali da parte tua. Crea il tuo piano dei conti ed utilizzalo per tutti i bilanci, o generane uno specifico valido solo per una gestione specifica. Arcadia ti consente il massimo della flessibilità.

Patrimoniali e conto corrente

Gestire il conto corrente sarà davvero facile. Dovrai solo indicare il saldo iniziale e potrai avere sotto controllo la situazione bancaria. Avrai a disposizione tante funzioni dedicate che ti consentiranno un controllo automatico tra la tua contabilità e l'estratto conto reale.

Se avrai corrispondenza tra quanto hai registrato e quel che risulta dal conto corrente bancario , nessuno potrà mettere in dubbio la tua contabilità: sarà perfetta.

Conguagli di inizio gestione

Anche sotto questo aspetto Arcadia ti sarà di aiuto, consentendoti di inserire i valori di conguagli a debito ed a credito in modo semplice. In questo modo ogni condomino avrà il quadro completo della sua situazione contabile.

Questo è l'ultimo dato che dovrai comprendere per poter iniziare a gestire il tuo condominio, sempre che non siano rimaste fatture da pagare, consentivate nel bilancio precedente. In questo caso avrai bisogno di inserirle per poter realizzare uno stato patrimoniale corretto, ma di questo parleremo un'altra volta.

Arcadia ed il condomino/amministratore

Se nel tuo condominio vige la consuetudine che ogni anno se ne assuma a turno l'amministrazione, sappi che potrai passare le credenziali di Arcadia al tuo successore. In questo modo tutti potranno controllare l'operato, utilizzare lo stesso strumento, senza dover inserire sempre i medesimi dati.

Qualora l'amministratore di turno si trovi in difficoltà, può essere aiutato da chi lo ha preceduto e contare sulla nostra ampia manualistica e video tutorial, disponibili direttamente dal programma.

Considera un aspetto molto interessante di Arcadia: il costo. Con le opportune generalizzazioni, possiamo considerare che se farai elaborare tutte le certificazioni ed i pagamenti di F24 dal commercialista, questi richiederà un compenso nettamente superiore rispetto al costo annuale di Arcadia. Se utilizzerai il software per queste procedure, affidando al commercialista (o al CAF) solo la trasmissione delle certificazioni già elaborate da Arcadia, potrai ottenere un forte risparmio per tutti i condomini!

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