Contabilità condominiale: pagamento dei fornitori del condominio

Lo scorso articolo è stato dedicato alla registrazione della fattura, la sua contabilizzazione e ripartizione, oggi ci dedicheremo al pagamento dei fornitori del condominio e delle ritenute da versare.

La registrazione ed il pagamento delle fatture sono strettamente correlati perché entrambi devono essere riportati nella contabilità condominiale. Le prima nella parte contabile, i secondi nella parte patrimoniale. In questa serie di articoli andremo a spiegarne ogni aspetto.

Pagamento delle fatture condominiali

Le fatture ricevute dal condominio devono essere saldate entro la data di scadenza impostata a seconda degli accordi con i fornitori. Ad esempio, il fornitore chiede di essere pagato a fine mese; in questo caso la fattura con data 2 giugno, dovrà essere pagata il 30. Il fornitore può richiedere l’esigibilità immediata (da pagare subito), a 15, 30, 60 giorni e via dicendo.

Questo significa che le fatture devono essere saldate possibilmente subito, altrimenti non oltre la data di scadenza. Se non si ottempera, il fornitore ha il diritto di chiedere l’esecuzione del pagamento tramite decreto ingiuntivo.

Lo scadenzario delle fatture

L’amministratore/condomino avrà pertanto la necessità di costituire uno scadenzario per evitare ritardi di pagamento. In questo elenco si consiglia di riportare:

• il Codice Fiscale del fornitore,
• l’IBAN del fornitore,
• la denominazione aziendale,
• l’importo delle ritenute d’acconto,
• il codice tributo,
• la data della fattura,
• data di scadenza fattura,
• la data di pagamento di fattura e ritenute.

Tutti questi dati torneranno utili non solo per dare corretta esecuzione ai pagamenti ma per avere a disposizione una serie di dati che saranno indispensabili per altre compilazioni, come ad esempio:

• stato patrimoniale
• operazioni di bonifico
• Quadri AC
• Certificazioni Uniche
• Modello 770

Tutte le fatture che non risultano essere pagate, per intero o parzialmente, devono essere riportate nello stato patrimoniale come “debiti verso fornitori”. Questo perché la sola presentazione di una fattura al condominio, genera un debito e come tale deve essere registrato nella contabilità condominiale.

Pagamento parziale

Le fatture possono essere pagate in più soluzioni, dilazionando i bonifici su più date. Si consiglia di adottare questo sistema solo dopo aver preso precisi accordi con il fornitore.

Se si decide di adottare questa soluzione, devi tener conto di ogni pagamento parziale, tenendo sempre sotto controllo il raggiungimento dell’importo previsto per il saldo completo. In caso di controversia con il fornitore, avrai parecchi vantaggi nell’avere immediatamente disponibile il dato certo su quanto già versato e quanto rimane in sospeso.

Qualora abbia provveduto ad un anticipo entro la data di chiusura prevista per il bilancio, dovrai inserire nel consuntivo patrimoniale gli importi che ancora devi al fornitore come “debiti verso fornitori” (una dicitura che approfondiremo sugli articoli dedicati ai consuntivi).

Pagamento a saldo

Se provvedi a pagare i fornitori con unica soluzione o concludi un precedente pagamento parziale, potrai cancellare l’importo della fattura dalla voce “debiti verso fornitori”.

Ricorda che la fattura non viene considerata pagata per intero fino a quando non verserai le relative ritenute d’acconto.

Metodi di pagamento delle fatture

Qualsiasi pagamento dei fornitori del condominio dovrà avvenire tramite conto corrente condominiale. L’obbligo è previsto dal Codice Civile:

L’amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio;

Art. 1129

Si potrà procedere con qualsiasi modalità prevista dal conto corrente come assegni o bonifici. Si ricorda che esistono precisi limiti ai pagamenti in contanti e che questi non costituiscono un transito tacciabile dal conto corrente. Se ne sconsiglia la pratica, anche se il fornitore firma una ricevuta.

Sarà possibile effettuare i pagamenti anche online, accedendo al conto con le credenziali generate dalla banca, e che l’amministratore/condomino ha titolo di utilizzare dopo essersi accreditato presso l’istituto bancario.

Pagare un fornitore che non presenta fattura

Alcuni fornitori chiedono di essere pagati prima di emettere fattura. Questo capita spesso con i professionisti, si può procedere tranquillamente solo dopo presentazione di una fattura proforma.

Una volta pagata la proforma, il fornitore provvede a fornire il servizio richiesto, dopodiché emetterà una fattura.

Possono essere accolti come giustificativi anche degli scontrini, in questo caso si registra una ricevuta per beni acquistati, non per servizi prestati. Questo genere di registrazioni non devono essere comprese nelle certificazioni fiscali.

Se il fornitore non emette fattura, non ha titolo per richiedere un pagamento, mancando la prova del servizio prestato. Il ricevimento delle fatture è una condizione essenziale per poter emettere un pagamento.

Pagamento delle ritenute d’acconto

Per completare il pagamento dei fornitori del condominio, dopo aver saldato la fattura, è necessario generare e versare l’F24 per le ritenute d’acconto (se presenti in fattura).

I fax simile di F24 sono disponibili anche nei conti bancari online, compilabili con i dati presenti in fattura. Vediamo come devi procedere.

1. Importo ritenute presente in fattura
2. Importo ravvedimenti e more per ritardo pagamento (se dovuto)
3. Anno in cui è stata pagata la fattura
4. Mese in cui è stata pagata la fattura
5. Codice tributo del fornitore
6. Codice per ravvedimenti e more
7. Totale delle ritenute d’acconto
8. Totale da versare

Lasciamo altre descrizioni sul facsimile, indispensabili per la corretta compilazione del modello F24.

Quando pagare le ritenute d’acconto

Il pagamento dell’F24 dovrà avvenire entro il 16 del mese successivo a quello del pagamento della fattura. In alternativa, si potranno pagare gli F24 due volte l’anno (30 giugno e 20 dicembre), se non si raggiunge l’importo totale dovuto di 500€.

Si ricorda che versare le ritenute d’acconto è un obbligo previsto dall’art. 1130, a cui l’amministratore/condomino in qualità di rappresentante del condominio, deve assolvere.

Pagamento dei fornitori con Arcadia

Il software gestionale Arcadia, aiuta l’amministratore/condomino ad organizzare, registrare, contabilizzare e generare il pagamento dei fornitori del condominio. Tutto questo in modo semplice e rendendo gli errori quasi impossibili. Magia? No, tecnologia.

Arcadia acquisisce le fatture elettroniche dei fornitori, le importa nella contabilità del condominio, genera le scadenze di pagamento e produce un file che contiene gli estremi di bonifico. Questo file può essere caricato sul conto corrente bancario e generare il pagamento vero e proprio.

Riassumendo, la fattura elettronica contiene tutti i dati corretti, questi vengono acquisiti da Arcadia, con gli stessi dati si registra la contabilità e sempre con i medesimi, si genera il file da inviare alla banca. Seguendo questi passaggi (che si possono rendere automatici), si pagherà senza errore alcuno tutte le fatture ai giusti fornitori, i relativi F24 e tutto nelle tempistiche previste.

Riferimenti giurisprudenziali sulla contabilità condominiale

Arcadia offre la possibilità di accedere ad una fonte enorme di informazioni normative per ogni argomento collegato al condominio. Questo vantaggio evita di dover procedere a tante ricerche online, magari trovando informazioni non corrette o fonti dubbie.

Basterà digitare un argomento e potrai ricevere immediatamente tutti i dettagli, i riferimenti ad articoli e Leggi, FAQ e sentenze. Tutto per darti immediatamente una risposta ai tanti dubbi che possono assalire qualsiasi amministratore/condomino o professionista nella gestione condominiale.

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