Come trarre il maggior vantaggio dal software gestionale – la sicurezza in condominio

L’amministratore ha l’obbligo di verificare che all’interno del condominio vengano rispettate le normative relative alla sicurezza sul posto di lavoro. Vediamo come gestire questo aspetto con l’aiuto di Arcadia.

Testo Unico sulla Salute e Sicurezza nei Luoghi di lavoro

La normativa di riferimento è il D. Lgs n° 81/2008. L’amministratore è da identificarsi come datore di lavoro del condominio, inteso come azienda.

il soggetto titolare del rapporto di lavoro con il lavoratore o, comunque, il soggetto che, secondo il tipo e l’assetto dell’organizzazione nel cui ambito il lavoratore presta la propria attività, ha la responsabilità dell’organizzazione stessa o dell’unità produttiva in quanto esercita i poteri decisionali e di spesa.

- Art. 2, comma 1

A conferma di ciò, il Ministero del Lavoro con la circolare 5 marzo 1997, n. 28, ha chiarito che il “datore di lavoro” nei condomìni, è individuato nella persona dell’amministratore condominiale pro tempore.

Circolare 5 Marzo 1997 n°28 - Download

Questo varrà per tutti i fornitori che intervengono a prestare la loro opera in qualsiasi parte del condominio.

Obblighi del datore di lavoro/amministratore sulla sicurezza

• sui rischi per la salute e sicurezza sul lavoro connessi alla attività della impresa in generale;
• sulle procedure che riguardano il primo soccorso, la lotta antincendio, l’evacuazione dei luoghi di lavoro;
• sui nominativi dei lavoratori incaricati di applicare le misure di cui agli articoli 45 e 46;
• sui nominativi del responsabile e degli addetti del servizio di prevenzione e protezione, e del medico competente.

Ed inoltre:

• sui rischi specifici cui è esposto in relazione all’attività svolta, le normative di sicurezza e le disposizioni aziendali in materia;
• sui pericoli connessi all’uso delle sostanze e delle miscele pericolose sulla base delle schede dei dati di sicurezza previste dalla normativa vigente e dalle norme di buona tecnica;
• sulle misure e le attività di protezione e prevenzione adottate.

Riassumendo, l’amministratore deve generare una relazione sui rischi presenti in condominio, sugli impianti di sicurezza presenti, un piano per l’evacuazione in caso di incendio e procedure di pronto soccorso. Dovrà inoltre nominare un medico con specifiche competenze.

Caratteristiche della dichiarazione

Deve essere prodotta una dichiarazione specifica per ogni condominio, che rappresenti le condizioni particolari presenti in ogni edificio. Saranno necessarie reportistiche differenti a seconda che siano destinate ad un dipendente del condominio o un’azienda appaltatrice.

Il dipendente del condominio

Il documento per le valutazioni sulla sicurezza in condominio è previsto dal D.lgs 81/08 per tutti i campi di applicazione che non sono “cantieri temporanei e mobili” (Titolo IV D.lgs 81/08), questo è il DVR (Documento di Valutazione Rischi), indicante tutti i rischi del condominio e le misure per eliminarli o ridurli.

Nel DVR si indicano i rischi del condominio, negli ambienti in generale, corridoi, spazi, scale, analizzando le tutte le fasi di lavoro. L’amministratore inoltre si dovrà sincerare che i dipendenti abbiano partecipato ai corsi di primo soccorso ed antincendio.

Infine, si dovrà nominare il Responsabile della Sicurezza RSPP che aiuta il datore di lavoro nella gestione dei programmi formativi e delle procedure di sicurezza.

Nell’ipotesi in cui il datore di lavoro fornisca DPI e attrezzature proprie, o di terzi, queste attrezzature devono essere conformi alle disposizioni di cui al (Titolo III D.lgs 81/08 nonchè agli allegati V – VI – VII – VIII), da questi lavoratori vanno esclusi, ovviamente, quanti prestino la loro attività con contratto di lavoro autonomo o dipendenti di altre imprese.

Azienda appaltatrice del condominio

L’amministratore si dovrà coordinare con le imprese appaltatrici per elaborare un DUVRI (Documento Unico di Valutazione dei Rischi Interferenziali), che indichi le misure adottate per eliminare o ridurre al minimo il rischio di interferenze, che deve essere allegato al contratto di appalto o di opera, pena la possibilità di essere risolto in danno al condominio.

Ad esempio, dovranno essere indicate le azioni volte a ridurre i rischi come: recintare le aree in caso di potatura alberi, mostrare cartellonistica della presenza di superfici scivolose, disporre avvisi in caso di disinfestazioni, protezione aree di passaggio in caso di caduta di oggetti dall’alto, ecc.).

Per valutare il rischio interferenziale, è richiesta la redazione del DVR del condominio per la valutazione dei rischi fisici propri del luogo di lavoro, ma non si dovrà tener presente dei rischi specifici dei lavoratori delle singole imprese o dei lavoratori autonomi ai fini della redazione del DUVRI da parte del legale rappresentante del condominio.

Responsabilità dell'amministratore

Sono previste delle sanzioni, applicabili in caso di mancata, errata o incompleta elaborazione del DVR o del DUVRI. Sono diversi organi ispettivi che possono richiedere di visionare il DVR, quali per esempio l’ASL, l’INPS, l’INAIL, l’Ispettorato del lavoro, come anche i Vigili del Fuoco e che possono applicare da 3.000€ fino 15.000€ euro di ammenda al Datore di Lavoro (Amministratore di condominio), con pene detentive fino a otto mesi.

Trasmissione della relazione al fornitore

Grazie al modulo manutenzioni di Arcadia, è possibile allegare la relazione sulla sicurezza in condominio, fornendola contestualmente la richiesta di intervento. È possibile gestire sia interventi programmati, come ad esempio la pulizia scale o la manutenzione del verde, sia a seguito di sinistri o lavori straordinari.

Il fornitore riceverà gli allegati in automatico e potrà quindi prenderne visione, andando a soddisfare quanto richiesto dal D.Lgs. 81/2008.

Il modulo manutenzioni può essere configurato in modo da trasmettere la dichiarazione in automatico, per ogni persona coinvolta nelle manutenzioni, tutte le volte che si presenta la necessità di essere presenti in condominio.

Questa condizione è necessaria perché il dichiarativo potrebbe essere modificato nel tempo, va quindi sempre comunicata la versione aggiornata.

Nel caso in cui il professionista che interverrà in condominio sia stato delegato dal fornitore che abbiamo incaricato, è possibile riportarlo sul modulo di intervento, o può essere aggregato anche dallo stesso fornitore “principale”, in questo modo la nuova risorsa avrà l’accesso all’informativa per i rischi presenti in condominio.

Tutto quanto è gestibile sia dal portale che dall’app Arcadia dedicata ai fornitori. In questo modo, qualsiasi dipendente dell’impresa che si occupa delle manutenzioni, riceverà l’informativa ed eventuali istruzioni specifiche. Anche nel caso in cui intervengano più fornitori per risolvere un unico intervento, come ad esempio un muratore ed un idraulico per sistemare un’infiltrazione, potranno consultare la documentazione sulla sicurezza in condominio.

Il Fascicolo del Fabbricato

Il report per la sicurezza in condominio può far parte del “Fascicolo del Fabbricato” in cui potremo riportare le certificazioni degli impianti presenti, le informazioni tecniche e tutte le altre informative che si reputano necessarie per fornire il quadro completo del condominio.

Chiunque interverrà potrà prendere visione delle specifiche tecniche degli impianti o delle strutture sulle quali è stato chiamato ad intervenire.

Il fascicolo potrà prendere forma a seconda delle normative vigenti nell’area in cui sorge il condominio, può quindi differire da condominio a condominio. La tenuta dell’archivio documenti è di estrema importanza per l’amministratore; in questo modo avrà sempre a disposizione tutti i dati riferiti agli impianti o alle certificazioni, eventuali vincoli da rispettare o altro. Queste informazioni sono essenziali per la corretta gestione per qualsiasi intervento.

Oltre a questi vantaggi, Arcadia offre anche la possibilità di evidenziare i documenti scaduti o prossimi alla scadenza, in modo da procedere tempestivamente gli aggiornamenti, potendoli gestire anche con le manutenzioni programmate.

Manutenzioni programmate

In condominio non tutto succede in modo inaspettato. Molti degli interventi sono ricorrenti e scadenzati nel tempo. Ad esempio, la cura del verde, le pulizie o la manutenzione dell’ascensore.

Arcadia può essere configurato in modo che produca automaticamente le richieste di intervento al fornitore, secondo le tempistiche previste dai contratti. Utilizzando questo sistema si evita di affidarsi esclusivamente alla capacità organizzativa dell’impresa o rischiare di mancare degli appuntamenti.

Il software invierà ai fornitori delle richieste di intervento in modo da coordinare le risorse e consentirgli di accedere, di volta in volta, alle informative aggiornate sulla sicurezza in condominio.

Arcadia coadiuva le tantissima attività dell’amministratore, supportandolo con soluzioni dedicate alle realtà in cui si trova ad operare. Rimani in contatto con noi per essere aggiornato sulle applicazioni del software gestionale, e come trarne il maggior vantaggio.

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